Få saker är så allvarliga för en advokat som brister i hanteringen av klientens pengar. Samtidigt är reglerna i grunden enkla: klientens pengar är klientens, de ska hållas isär från byråns egna och det ska alltid gå att visa var de finns.

Vad är redovisningsmedel?

Redovisningsmedel – eller klientmedel – är pengar som byrån tar emot för klientens räkning och som ska redovisas vidare. Typiska exempel är köpeskillingar, skadestånd och förlikningsbelopp från motparten, deponerade belopp och pengar som ska betalas vidare till myndigheter eller tredje man.

Varför avskiljandet är så viktigt

Enligt lagen (1944:181) om redovisningsmedel har klienten separationsrätt till pengar som hållits avskilda för klientens räkning. Om byrån skulle gå i konkurs eller drabbas av utmätning ingår pengarna då inte i byråns tillgångar, utan går tillbaka till klienten. Sammanblandas medlen med byråns egna pengar kan det skyddet gå förlorat. Avskiljandet är alltså inte en formalitet – det är det som skyddar klienten.

Vad Advokatsamfundets regler kräver

• Klientmedelskonto. Redovisningsmedel ska hållas avskilda på särskilt konto i bank, skilt från byråns egna konton.

• Egna konton i bokföringen. Klientmedelskontona ska ha särskilda konton i byråns bokföring, så att medlen kan följas.

• Redovisning i årsbokslutet. Klientmedel ska framgå av årsbokslutet, i en not eller som en särskild post bland tillgångar och skulder.

• Revisorns granskning. Byråns revisor granskar hanteringen, och ett revisorsintyg ska lämnas till Advokatsamfundet efter varje räkenskapsår.

Därtill kommer god advokatsed: klientens pengar ska redovisas utan dröjsmål, får aldrig användas för byråns eller någon annans räkning och får inte tas i anspråk för arvode utan att klienten är införstådd med det.

Ordning per klient och ärende

Det är här de flesta problem uppstår i praktiken. Ett klientmedelskonto i banken innehåller ofta pengar för många klienter samtidigt. Banksaldot säger därför inte hur mycket som tillhör vem – det måste byrån själv kunna visa. Några grundregler:

• Ett saldo per ärende. Varje insättning och uttag ska knytas till en klient och ett ärende.

• Aldrig negativt. Ett ärende får aldrig betala ut mer än det har fått in. Ett negativt saldo betyder att en annan klients pengar har använts.

• Verifikation för varje rörelse. Vem betalade, varför och till vem pengarna gick.

• Regelbunden avstämning. Summan av alla ärendens saldon ska stämma mot banken. Gör det månadsvis, inte bara inför bokslutet.

• Stora belopp som står länge. Överväg ett särskilt konto för klienten, och kom överens om hur ränta ska hanteras.

Vanliga misstag

• Arvode tas ut från klientmedel innan fakturan är skickad och godkänd.

• En inbetalning hamnar på byråns konto och flyttas över först flera dagar senare.

• Pengar som inte kunnat redovisas – okänd mottagare, avslutat ärende – blir liggande i åratal utan åtgärd.

I Jurisma

I Jurisma förs klientmedel per ärende, med ett saldo som visar exakt vad som tillhör vilken klient. Insättningar och utbetalningar kan bokföras automatiskt i Fortnox på byråns klientmedelskonton, så att bokföringen och ärendet alltid visar samma sak. Läs mer om klientmedel i Jurisma eller i vår artikel om klientmedel i praktiken.