Klientmedel är pengar som byrån förvaltar åt klienten. Advokatsamfundets regler ställer krav på hur de hålls åtskilda och redovisas. Med tydliga rutiner blir det en del av vardagen i stället för en källa till oro.

En journal per ärende

Håll en journal per ärende, där varje insättning och uttag syns med datum och underlag. Rättelser görs med nya transaktioner – inte genom att ändra i gamla. Då går det alltid att följa vad som hänt.

Rutiner som gör skillnad

• Stäm av regelbundet mot bokföringen och banken.

• Håll koll på låga saldon innan ett utlägg ska betalas.

• Ta fram saldoförteckning vid årsskiftet och när revisorn frågar.

• Dokumentera förskott och hur de används mot slutfakturan.

Låt systemet göra kontrollerna

Ett system som stoppar uttag som skulle göra saldot negativt, bokför automatiskt och visar klienten sitt saldo i portalen tar bort de flesta felkällorna. Det som återstår är bedömningar – och dem ska en jurist göra.