Att byta advokatsystem känns ofta som ett större projekt än det behöver vara. Med rätt ordning och ett tydligt underlag kan de flesta byråer flytta på några dagar – och fortsätta arbeta som vanligt under tiden.

1. Bestäm vad som ska med

Allt behöver inte flyttas. Fokusera på det som behövs framåt och det som krävs för jävskontroll och arkivering:

• Klienter och parter – grunden för jävskontrollen.

• Öppna och avslutade ärenden med målnummer och ansvarig.

• Ofakturerad tid och utlägg så att inget faller mellan stolarna.

• Fakturahistorik för uppföljning och frågor från klienter.

2. Exportera och kontrollera

De flesta system kan exportera till Excel eller CSV. Kontrollera att klientnummer, ärendenummer och målnummer följer med, och att kolumnerna är konsekventa. Det är här de flesta fel uppstår – inte i själva importen.

3. Importera och kör parallellt

Importera till det nya systemet och kör en kort period parallellt. En import som går att köra om utan att skapa dubbletter gör det enkelt att rätta och läsa in på nytt.

4. Stäng det gamla

När ofakturerad tid är fakturerad och historiken kontrollerad kan det gamla systemet avslutas. Spara en fullständig export för arkivet, så att du alltid kan visa vad som fanns där.