Utlägg och kostnadsposter – bästa praxis
Så hanterar du utlägg och kostnadsposter på byrån utan att tappa intäkter. Bästa praxis för att registrera, vidarefakturera och följa upp kostnader.
Utlägg och kostnadsposter är en av de mest förbisedda intäktskällorna på en advokatbyrå. Ansökningsavgifter, resor, expeditionsavgifter och andra kostnader ska ofta vidarefaktureras, men om de inte registreras löpande hamnar de i glömska och blir en kostnad byrån får bära själv. Den här guiden går igenom bästa praxis för att hantera utlägg utan att tappa intäkter.
Varför utlägg läcker pengar
Problemet med utlägg är att de ofta uppstår i stunden och glöms bort strax därefter. En jurist betalar en avgift, tänker registrera den senare och hinner sedan aldrig. Summorna kan verka små var för sig, men över ett år och många ärenden blir det betydande belopp som aldrig faktureras. Lösningen är enkel i teorin: registrera kostnaden direkt när den uppstår.
Bästa praxis för att registrera utlägg
En bra rutin gör det så enkelt att registrera utlägg att det blir en vana. Fokusera på följande:
- Registrera direkt. Notera kostnaden i samma stund som den uppstår, inte i efterhand.
- Koppla till rätt ärende. Varje kostnadspost ska höra till det ärende där den ska faktureras.
- Beskriv tydligt. En tydlig beskrivning gör att klienten förstår kostnaden och att fakturan håller.
- Spara underlaget. Kvitton och underlag ska gå att koppla till kostnadsposten.
Från kostnadspost till faktura
Poängen med att registrera utlägg löpande är att de ska komma med automatiskt när fakturan skapas. I Jurisma registrerar du kostnadsposter kopplade till ärendet, och de flödar in i faktureringen tillsammans med tidsposterna. Då slipper du leta upp gamla kvitton i efterhand och riskerar inte att missa något. Vill du se hela flödet har vi en guide om fakturering för juristbyråer.
Skilj på egna och vidarefakturerade kostnader
Alla kostnader ska inte vidarefaktureras. Var tydlig med vilka som är byråns egna och vilka som ska belasta klienten. En strukturerad registrering gör den skillnaden tydlig och minskar risken för både missade intäkter och felaktiga fakturor.
Följ upp och håll koll
Med kostnadsposterna samlade i systemet blir det enkelt att se vilka utlägg som ännu inte fakturerats. En regelbunden genomgång innan faktureringen säkerställer att inget faller mellan stolarna. Rapporter hjälper dig att fånga kostnader som ligger kvar ofakturerade.
Koppla till bokföringen
När kostnaderna är registrerade och fakturerade vill du att de även hamnar rätt i bokföringen. Genom att exportera fakturor till Fortnox slipper du dubbelregistrering. Läs mer i vår guide om Fortnox och advokatsystem.
Sammanfattning
Utlägg och kostnadsposter blir bara intäkter om de faktiskt registreras och vidarefaktureras. Registrera direkt, koppla till rätt ärende, beskriv tydligt och följ upp innan faktureringen. Då slutar små kostnader att läcka pengar ur byrån.
Vill du se hur kostnadsposter kopplas till ärenden och flödar in i faktureringen? Prova Jurisma gratis i 30 dagar.