Debiterbar tid – så höjer du beläggningsgraden

Beläggningsgraden, alltså hur stor del av arbetstiden som är debiterbar, är kanske det viktigaste nyckeltalet på en advokatbyrå. En liten förbättring får stor effekt på resultatet, och det bästa är att du ofta kan höja den utan att arbeta fler timmar. I den här artikeln går vi igenom vad debiterbar tid är, hur du mäter beläggningsgraden och vad du konkret kan göra för att höja den.

Vad är debiterbar tid

Debiterbar tid är den tid du lägger på arbete som en klient betalar för. Icke debiterbar tid är allt annat: intern administration, marknadsföring, kompetensutveckling och tid som helt enkelt inte registreras. Beläggningsgraden är förhållandet mellan debiterbar tid och den totala arbetstiden. Ju högre andel, desto mer av din tid omvandlas till intäkt.

Varför beläggningsgraden ofta är lägre än man tror

Många byråer överskattar sin beläggningsgrad eftersom en del av den debiterbara tiden aldrig registreras. Korta samtal, snabba mejl och avbrott försvinner om tiden fylls i i efterhand. Resultatet är att byrån utför mer betalbart arbete än den faktiskt fakturerar. Det första steget mot en högre beläggningsgrad är därför att fånga den tid du redan lägger ned.

Konkreta sätt att höja beläggningsgraden

Här är några åtgärder som ger effekt utan att du behöver arbeta mer:

• Registrera tid löpande. Ju närmare arbetet du registrerar, desto mindre debiterbar tid går förlorad.
• Minska administrativt svinn. Automatisera och förenkla uppgifter som inte är debiterbara, så att mer tid frigörs till klientarbete.
• Fördela arbetet klokt. Låt rätt person göra rätt uppgift, så att seniora jurister inte fastnar i arbete som kan delegeras.
• Följ upp regelbundet. Använd rapporter för att se beläggningsgraden per jurist och ärende och agera tidigt när den viker.

Mät med rätt verktyg

Du kan inte förbättra det du inte mäter. Ett advokatsystem som samlar tidrapporteringen ger dig underlaget att följa beläggningsgraden över tid. I Jurisma kopplas varje tidspost till klient och ärende, och rapporterna visar hur den debiterbara tiden fördelar sig. Då ser du snabbt om någon ligger lågt eller om ett visst ärende drar mer icke debiterbar tid än väntat.

Grunden ligger i tidrapporteringen

All uppföljning bygger på att tiden faktiskt registreras. Om du vill lägga en stabil grund rekommenderar vi vår kompletta guide till tidrapportering, som går igenom hur du bygger en rutin som fångar all debiterbar tid.

Balansera beläggning och kvalitet

Ett viktigt påpekande: målet är inte högsta möjliga beläggningsgrad till varje pris. En orimligt hög beläggning riskerar att slita ut teamet och gå ut över kvaliteten. Poängen är att minska det onödiga svinnet och se till att den tid ni faktiskt lägger på klientarbete också registreras och faktureras.

Sammanfattning

Beläggningsgraden är en av de starkaste hävstängerna för lönsamhet på byrån. Genom att registrera tid löpande, minska administrativt svinn, fördela arbetet klokt och följa upp med rapporter kan du höja andelen debiterbar tid utan att arbeta fler timmar.

Vill du se hur tidrapportering och rapporter kan ge dig kontroll över beläggningsgraden? Prova Jurisma gratis i 30 dagar.